Πολιτική καταγγελιών - Whistleblowing

Σκοπός του προτεινόμενου έργου

Σκοπός του προτεινόμενου έργου είναι η εφαρμογή πολιτικών για τη συμμόρφωση του Δήμου με:

• Τον νόμο 4808/2021: κυρώνει την Σύμβασης 190 της Διεθνούς Οργάνωσης Εργασίας για την εξάλειψη της βίας και παρενόχλησης στον κόσμο της εργασίας.
• Τον νόμο 4990/2022: με τον Νόμο αυτό ενσωματώθηκε η κοινοτική οδηγία 1937/20214 στο εθνικό δίκαιο περί της προστασίας των προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις του ενωσιακού δικαίου. Ο Νόμος ψηφίστηκε την 11.11.2022. Σύμφωνα με την παράγραφο 2 του άρθρου 25, οι φορείς του Δημοσίου οφείλαν να συμμορφωθούν με την υποχρέωση θέσπισης εσωτερικού διαύλου αναφοράς, εντός έξι (6) μηνών από την έναρξη ισχύος του παρόντος. Η ημερομηνία αυτή έχει παρέλθει.
• Τις διεθνείς βέλτιστες πρακτικές, σύμφωνα με τις Οδηγίες της Διεθνούς Διαφάνειας στον τομέα της λήψης και διαχείρισης καταγγελιών και το ISO 37001:2022.

Κύριες απαιτήσεις των παραπάνω Νόμων, οι οποίοι είναι συμπληρωματικοί μεταξύ τους είναι:

• Η δημιουργία ασφαλών διαύλων εσωτερικής αναφοράς παραπτωμάτων που αφορούν φαινόμενα βίας, παρενόχλησης, δημόσιες συμβάσεις, προστασία περιβάλλοντος κα.
• Η παροχή προστασίας όσων προβαίνουν σε καταγγελίες. 

Στο πλαίσιο αυτό, μπορεί να ενταχθεί και η λήψη, διερεύνηση παραπόνων των δημοτών και η εφαρμογή διορθωτικών μέτρων.

Οφέλη από την δημιουργία διαύλων αναφοράς καταγγελιών

Οι καταγγελίες αποτελούν την πιο συχνή μέθοδο εντοπισμού φαινομένων απάτης, όπως προκύπτει από την έκθεση του Διεθνούς Συνδέσμου Ερευνητών Απάτης (Association of Certified Fraud Examiners). Ακόμη σύμφωνα με τη Διεθνή Διαφάνεια:

• Στέλνει ένα ισχυρό μήνυμα ισχυρής δέσμευσης σε κανόνες Διαφάνειας και Δημόσιας Λογοδοσίας.
• Περιορίζει ζημίες οικονομικές και άλλες (πχ. φήμης)
• Ενισχύει τη φήμη του Οργανισμού στους πολίτες και στις Αρχές

Κυρίως όμως:

• Η προστασία που παρέχει ο Νόμος είναι η ίδια ανεξάρτητα από το εάν οι καταγγελίες είναι εσωτερικές (προς τον Δήμο) ή εξωτερικές (προς τις Αρχές) ή δημόσιες αποκαλύψεις (Μέσα Μαζικής Ενημέρωσης). Ελλείψει εσωτερικών διαύλων αναφοράς οι καταγγελίες προς τις Αρχές είναι μονόδρομος. Με άλλα λόγια οι εσωτερικοί δίαυλοι αναφοράς περιορίζουν το ενδεχόμενο εξωτερικών αναφορών και δημόσιων αποκαλύψεων.
• Σε περίπτωση που συμβεί κάποιο δυσμενές περιστατικό, η Διοίκηση θα είναι σε θέση να επικαλεστεί ότι έκανε ότι μπορούσε για να το αποτρέψει. 
• Με τη δημιουργία πολιτικής παραπόνων ο Δήμος λαμβάνει άμεσα γνώση για τις ανάγκες των πολιτών και μπορεί να λαμβάνει εγκαίρως τα κατάλληλα μέτρα.
   

Προτεινόμενα στάδια

Οι υπηρεσίες μας καλύπτουν όλα τα στάδια, από την δημιουργία της πολιτικής καταγγελιών/παραπόνων, την ενημέρωση του προσωπικού μέχρι την διερεύνηση των καταγγελιών/παραπόνων και την δημόσια επικοινωνία των ενεργειών/διορθωτικών μέτρων που λήφθηκαν από τον Δήμο.

Βήμα 1ο: Κατάρτιση πολιτικής καταγγελιών και παραπόνων

Το εύρος της πολιτικής καταγγελιών θα ορίζεται από τους Νόμους 4808/2021 & 4990/2022. Πρέπει όμως να σημειωθεί ότι οι νόμοι αυτοί ορίζουν το ελάχιστο εύρος της πολιτικής καταγγελιών. Είναι στην ευχέρεια του κάθε Οργανισμού να συμπεριλάβει κι άλλα παραπτώματα. Εφόσον ο Δήμος το επιθυμεί δύναται να διευρύνει την πολιτική που θα αναπτύξει.

Παραδοτέο του σταδίου αυτού προτείνεται να είναι:

α) η σύνταξη γραπτού κανονισμού με το περιεχόμενο που προβλέπει ο Νόμος (κατ’ ελάχιστο),

β) η σύνταξη (ή τροποποίηση) του κώδικα καλής πρακτικής του Δήμου,

γ) η σύνταξη εντύπων (attestation forms), με την οποία οι υπάλληλοι (ενδεχομένως και άλλοι εκτός του Δήμου πχ προμηθευτές) θα δηλώνουν ότι έλαβαν γνώση της πολιτικής, ότι την έχουν κατανοήσει και ότι δεσμεύονται να την τηρούν.

Σε κάθε περίπτωση η πολιτική θα είναι σε απόλυτη συμφωνία με τους Νόμους 4808/2021 & 4990/2022 και τις διεθνείς βέλτιστες πρακτικές (ISO 37001:2022, Οργανισμό Διεθνούς Διαφάνειας).

Πολιτική παραπόνων

Στόχος της πολιτικής παραπόνων είναι να αντιμετωπιστούν προβλήματα που δυσχεραίνουν την καθημερινότητα των πολιτών και είναι στην αρμοδιότητα του Δήμου να τα επιλύσει. Το εύρος της πολιτικής παραπόνων αναμένεται να καθοριστεί από τον Δήμο.

Βήμα 2ο: Δημιουργία διαύλων αναφοράς και εκπαίδευσης του προσωπικού

Οι Νόμοι 4808/2021 & 4990/2022 προβλέπουν ότι οι καταγγελίες (σε αυτό προτείνεται να ενταχθούν και τα παράπονα) θα υποβάλλονται με ασφαλή τρόπο που θα διασφαλίζει την εμπιστευτικότητα του καταγγέλλοντος, του καταγγελλόμενου και όσων περιλαμβάνονται στην αναφορά. Η Εταιρεία μας αναπτύσσει ειδική πλατφόρμα, οποία θα είναι έτοιμη μέχρι το τέλος Φεβρουαρίου με τα εξής χαρακτηριστικά:

• Είναι web-based, διαθέσιμη 24/365,
• Είναι φιλική με τα άτομα με ειδικές ανάγκες,
• Υποστηρίζει Ελληνικά και Αγγλικά για αρχή, σε επόμενο στάδιο θα προστεθούν κι άλλες γλώσσες,
• Υποστηρίζει ανώνυμες και επώνυμες καταγγελίες/παράπονα,
• Δίνει την δυνατότητα παραπομπής στην πολιτική καταγγελιών/παραπόνων μέσω υπερσυνδέσμων,
• Με τη μέγιστη δυνατή προστασία από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.

Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.): σύμφωνα με το άρθρο 8 του Ν. 4990/2022 οι φορείς του δημόσιου τομέα που απασχολούν από πενήντα (50) υπαλλήλους και άνω, υποχρεούνται να ορίσουν Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών. Σε περίπτωση που δεν έχει δυνατότητα από τον Δήμο να ορίσει Υ.Π.Π.Α. μπορούμε να αναλάβουμε την παρακολούθηση και διαχείριση των αναφορών και των παραπόνων. Σε περίπτωση που οριστεί Υ.Π.Π.Α. από τον Δήμο μπορούμε να αναλάβουμε την εκπαίδευση του. Στο στάδιο αυτό περιλαμβάνεται ο «διαμεσολαβητής» που προβλέπει η Οδηγία 1937/2019.

Βήμα 3ο: Ενέργειες Δημοσιότητας

Οι ενέργειες δημοσιότητας περιλαμβάνουν την δια ζώσης ή μέσω τηλεδιάσκεψης ενημέρωση των υπαλλήλων του Δήμου για την πολιτική καταγγελιών και τα δικαιώματα που απορρέουν από αυτή. Όσον αφορά τους πολίτες η πλατφόρμα υποστηρίζει αρχεία κειμένου με σχετικές οδηγίες για την υποβολή καταγγελιών.

Βήμα 4ο: Διερεύνηση καταγγελιών

Η διερεύνηση καταγγελιών μπορεί να διεξαχθεί από στελέχη του Δήμου, εφόσον έχουν την τεχνική επάρκεια. Αν δεν υπάρχει αυτή η δυνατότητα η Εταιρεία μας αναλαμβάνει είναι να εκπαιδεύσει το προσωπικό που θα υποδείξει ο Δήμος, είτε να αναλάβει την διερεύνηση. Η εκπαίδευση του προσωπικού και η διερεύνηση γίνεται από πιστοποιημένους ερευνητές απάτης (Certified Fraud Examiners), πιστοποιημένους εσωτερικούς ελεγκτές (Certified Fraud Examiners) και Ορκωτούς Ελεγκτές – Λογιστές, με διδακτική εμπειρία μεταπτυχιακού επιπέδου και ειδικούς ερευνητές πληροφοριακών συστημάτων (IT Forensics).

Βήμα 5ο: Διορθωτικά μέτρα

Οι Νόμοι 4808/2021 & 4990/2022 και η κοινοτική οδηγία 1937/2022 προβλέπουν ότι οι καταγγέλλοντες θα πρέπει να ενημερώνονται για τα αποτελέσματα της διερεύνησης εντός εύλογου χρονικού διαστήματος. Το ίδιο μπορεί να εφαρμοστεί και στα παράπονα. Σημαντικό είναι να σημειωθεί ότι από τα αποτελέσματα των διερευνήσεων είναι πιθανό να προκύψουν ενδείξεις αδυναμίας στο σύστημα δικλίδων. Σε τακτά χρονικά διαστήματα που θα καθορίσει ο Δήμος θα λαμβάνει αναφορές με στατιστικά στοιχεία που θα επιτρέπουν στην μονάδα εσωτερικού ελέγχου να αξιολογήσει υφιστάμενους και αναδυόμενους κινδύνους, τον σχεδιασμό και την λειτουργική αποτελεσματικότητα των εσωτερικών δικλίδων.

Βήμα 6ο: Ενέργειες Δημοσιότητας

Οι ενέργειες του τελικού σταδίου αποσκοπούν στο να ενημερώσουν τους εργαζομένους (κυρίως όσον αφορά τα φαινόμενα παρενόχλησης) και λοιπά ενδιαφερόμενα μέρη ότι οι ανησυχίες τους λαμβάνονται σοβαρά υπόψη και ότι η Δημοτική Αρχή. Αυτό επιτυγχάνεται με την δημοσιοποίηση στατιστικών στοιχείων και κύριων δεικτών αποτελεσματικότητας (KPI’s). Για παράδειγμα, πόσες καταγγελίες λήφθηκαν, ποια παραπτώματα αφορούσαν, πόσες διερευνήθηκαν εγκαίρως, ποια ήταν τα αποτελέσματα, ποιες ενέργειες λήφθηκαν κα. Αυτές οι αναφορές ετοιμάζονται από την Εταιρεία μας. Επιπλέον, μέσω της ηλεκτρονικής μας πλατφόρμας δίνεται η δυνατότητα ανάρτησης σχετικού video. Τέλος ενόψει της εφαρμογής των Διεθνών Λογιστικών Προτύπων Δημοσίου Τομέα, η Εταιρεία μας δύναται να καταρτίσει το εθελοντικό πλαίσιο που προτείνεται από τα GRI (Global Reporting Initiative).